Dodatkowe obciążenie średnich firm wzrośnie do 220 tys. zł rocznie od 2020 r.

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych, czyli programie oszczędzania środków na zabezpieczenie emerytalne, weszła w życie 1 stycznia br., a obowiązywać zaczęła już od 1 lipca. Pierwszymi uczestnikami nowego systemu zostali pracownicy dużych firm, zatrudniających minimum 250 osób na umowach cywilnoprawnych, od których odprowadzane są składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Teoretyczna suma pracowników zaangażowanych w oszczędzanie w PPK, wynosi 3,18 mln osób. Teoretyczna, ponieważ 47 proc. firm wyraża przekonanie, że większość pracowników ich organizacji nie będzie zainteresowana przystąpieniem do Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Kolejne firmy muszą dołączyć do PPK

Od 1 stycznia 2020 r. do programu Pracowniczych Planów Kapitałowych muszą przystąpić średnie przedsiębiorstwa, tj. takie, które zatrudniają między 50-249 osób (według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.). W sumie obejmą ponad 14,7 tys. podmiotów niefinansowych. Kolejny krok wprowadzania Polaków do PPK nastąpi 1 lipca 2020 r., gdy do programu dołączy blisko 51,7 tys. małych przedsiębiorstw. Ostatnimi, które wprowadzą nowy system oszczędzania będą mikroprzedsiębiorstwa (zatrudniające do 9 osób) od 1 stycznia 2021 r.

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych zakłada finansowanie funduszy przez trzy podmioty: pracownika, pracodawcę oraz coroczny bonus od państwa. Dwie pierwsze opcje można podzielić na kilka wariantów:

Plan minimum – 92 proc. badanych przedsiębiorców zadeklarowało wdrożyć minimalną wymaganą przez regulacje prawne wersję, która zobowiązuje pracodawców do przekazania na fundusz 1,5 proc. wynagrodzenia brutto pracownika.

Plan z dodatkową wpłatą pracodawcy – oprócz podstawowego wkładu 1,5 proc. wynagrodzenia pracownika przedsiębiorca może zadeklarować dokonywanie wpłat dodatkowych z własnej kieszeni, do wysokości 2,5 proc. wynagrodzenia brutto. Warto zaznaczyć, że każda wpłata wiąże się z potrąceniem podatku dochodowego, który od października wynosi 17 proc. Eksperci oceniają, że w najbliższych latach dodatkowe środki od pracodawcy na poczet PPK mogą służyć jako atut w czasie rekrutacji nowych pracowników.
Plan z dodatkową wpłatą pracownika – osoby zatrudnione mogą zdecydować o zwiększeniu wpłat własnych, przy czym nie mogą przekroczyć 2 proc. wynagrodzenia brutto. Wkład pracownika obliczany jest od kwoty brutto, przy czym wpłata trafia do PPK odliczona po opodatkowaniu, zmniejszając istotnie wypłatę.

Koszty liczone w setkach tysięcy

Przy przeciętnym wynagrodzeniu, które w trzecim kwartale 2019 r. wyniosło 4931,59 zł, jeśli pracodawca i pracownik zadeklarują finansowanie PPK w planie minimalnym, sumy miesięcznych wpłat wynoszą odpowiednio 73,97 zł i 98,63 zł.

Zakładając, że średniej wielkości firma zatrudnia 100 osób, co miesiąc na poczet Pracowniczych Planów Kapitałowych pracodawca musi przeznaczyć dodatkowe 7 397 zł, w skali roku obciążenie sięga blisko 89 tys. zł. Inwestycja w dostosowanie systemów informatycznych firmy, zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za obsługę programu czy zaangażowanie odpowiedniej instytucji finansowej pod PPK podnosi wydatki na implementację i funkcjonowanie nowego programu o kolejne kilkanaście tysięcy. Szacujemy, że koszt fundusz wynagrodzeń wzrośnie w średnich firmach nawet o 3 proc. – komentuje Alexander Beresford, CMO Finiata.pl.

Od 1 stycznia 2020 r. płaca minimalna zostanie podwyższona o 350 zł brutto, do poziomu 2 600 zł brutto, tym samym prognozowane przeciętne wynagrodzenie na przyszły rok przyjęto na poziomie aż 5 227 zł. Z drugiej strony tymczasowo odłożony do dyskusji rządowy projekt zniesienia 30-krotności limitu składek na ZUS, obniżyłby wynagrodzenie pracowników zarabiających powyżej 20 tys. zł brutto miesięcznie, a pracodawca musiałby zapłacić dodatkowo blisko 4 tys. zł z tytułu składek ZUS. Realnie przekłada się to na wyższe składki na ubezpieczenie społeczne i zachwianie płynności finansowej przedsiębiorstw.

Na chwilę obecną Pracownicze Plany Kapitałowe, które funkcjonują na rynku od blisko 5 miesięcy, nie pozwalają jednoznacznie stwierdzić, czy w dalszej przyszłości pracownicy osiągną lepszy efekt z odkładania swoich środków w ramach tego programu biorąc pod uwagę zmieniającą się koniunkturę rynkową i inne czynniki makroekonomiczne, a także polityczne, niż gdyby wybrali inną opcję oszczędzania na emeryturę. Ponadto obowiązek wprowadzenia PPK przez pracodawców znacznie zwiększył koszt zatrudnienia pracownika, co istotnie wpływa na obniżenie rentowności firm – komentuje Monika Żebrowska, Senior HR&Finance Manager w Clue PR.

Największymi z wyzwań dla przedsiębiorców przy wdrożeniu Pracowniczych Planów Kapitałowych wewnątrz organizacji są kwestie organizacyjne i prawne. Ponad połowa badanych firm (52 proc.) rozpoczęła współpracę z zewnętrznymi dostawcami kompleksowo wspierającymi w obszarze zmian w dokumentach, a także firmowych systemach księgowych i HR. Integracja odpowiednich systemów IT, które wspomogą wymianę informacji na linii pracownik-pracodawca oraz pracodawca-fundusz zarządzający stanowi dodatkową inwestycję w programy finansowe np. ERP lub dedykowane oprogramowanie, których koszt może sięgać nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Posiadanie właściwego mechanizmu informatycznego wspomoże w przyszłości prowadzenie poprawnej ewidencji uczestników PPK oraz składanych przez pracowników deklaracji, rejestracji wykazu pobranych i przekazanych do wybranej instytucji finansowej składek, czy obliczanie wysokości wpłat i terminowe przekazywanie ich do wybranej instytucji finansowej. Również gromadzenie i archiwizowanie informacji dotyczących PPK jest istotnie ważne w kontekście regulacji prawno-karnych.

Nawet milion złotych kary

W każdej nowej ustawie nakładającej na przedsiębiorców obowiązki pojawia się rozdział z przepisami karnymi. Nie inaczej jest w przypadku programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Pracodawcy powinni uważnie pilnować harmonogramu, który zakłada ustawa, ponieważ karą za nieterminowe zawarcie umowy o zarządzanie PPK jest grzywna w wysokości nie wyższej niż 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego – przykładowo dla małych i średnich firm, które będą musiały zawrzeć umowy o zarządzenie PPK w 2020 r., punktem wyjścia będzie fundusz wynagrodzeń za 2019 r. Karze podlega również niezawarcie w terminie umowy z uprawnionym podmiotem finansowym o prowadzenie PPK w imieniu osoby zatrudnionej. Ustawa za ten czyn wyznacza grzywnę w wysokości od 1 tys. do 1 mln zł.

Karze grzywny o wartości do 1,5 proc. funduszu wynagrodzeń podlega również nakłanianie pracowników do rezygnacji z oszczędzania w PPK. Udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych jest dobrowolny, tzn. że osoby zatrudnione mogą w dowolnym momencie zrezygnować lub dołączyć do programu. Pracodawca lub osoby działające z jego polecenia mogą informować osoby zatrudnione o dobrowolności oszczędzania w PPK i o możliwości rezygnacji z udziału w tym programie, jednak informowanie nie może przybrać postaci nakłaniania – niedozwolone jest oferowanie innych korzyści, prośby, groźby lub sugestie, które mogłyby wpłynąć na decyzję pracownika.

Prawidłowe wprowadzenie PPK wewnątrz organizacji, jest szczególnie istotne ponieważ ustawa zakłada otwarte założenia, a poprawność konkretnych rozwiązań będą potwierdzały dopiero przyszłe kontrole Państwowej Inspekcji Pracy i Polskiego Funduszu Rozwoju.